『世界のトップを10秒で納得させる資料の法則』

ソフトバンク社長室で孫正義さんの薫陶を受けた著者の資料作りの法則。
「今更資料の作り方など…」と思いつつも、孫正義クラスの人がどういう視点で仕事をしているかが多少でも推し量れればということで読んでみた。

10種類の資料について、ポイントを述べる形の流れとなっている。

①業務処理報告書
・「群管理」を行う。
・累積棒グラフでは本質がつかめない（累積は問題を内包する）。
・「群」の内数を時系列変化でみることで、ボトルネックを発見する。

②売上報告書
・売上を継続性（一時的な売上か、継続的な売上か）の観点で分けて認識する。

③要因分析レポート
・積み上げ面グラフで要因を探る。

④プロジェクトマネジメント型会議議事録
・議事録は読まれてなんぼ。
・A4サイズにフォーマット化
・議題をテーマごとに構造化して、縦線を揃える。
・報告事項なのか、決議事項なのかをはっきりと区別。
・責任者、納期、アウトプットを明確に決める（良い会議議事録は逃げ道を断つ）。

⑤プロジェクトマネジメントシート
・アウトプット（資料をつくるというだけでなく、了承を取るというところまで）を明確にして定義する。
・担当者は一人に絞り必ず明記する。

⑥パレート図

⑦回帰分析
ソフトバンクは2001年から孫社長が「これから回帰分析をしないヤツの話しは一切聞かない」と言い出した。「最終的にはフォースで分かるようになれ！」と（笑）
・R−2乗値…決定係数。決定係数が1に近いほど実際の分布に当てはまっている。0.5以上であれば精度は高い。0.5以下の場合には、他の要素が関係している可能性がある。

⑧プロセス分析シート
フローの段階移行時の歩留まりを確認する。

⑨プレゼンテーション
・プレゼンテーション資料と企画書は違う。不特定多数を前に行うプレゼンテーションの主役はあくまで話し手。企画書の主役は企画書そのもの。一人歩きをすることを前提としてつくられている。
企画書とプレゼンテーションのスライドでは、見る人との距離も違う。企画書は読む人との距離が近い。文字が沢山出ているモノは手元に置いて読むのが一般的だ。積極的に情報をつかもう、把握しようという姿勢で企画書は読まれる。
パワーポイントでつくったスライドはそうではない。距離をおいて見るように設計されている。映し出された内容を聴衆が離れた位置でみることを前提としている。だから情報を詰め過ぎると見ている方はついていけない。
・ワンスライド・ワンメッセージ・ワンイメージが原則。
・スライドに書くも字数も、20文字前後がマックス。努力せずに、ぱっと見て頭にすんなり入ってくる文字数としては「20前後」が限界。
・メッセージで大切なのは「解釈」。ただ事実をありのままに述べるのではなく、その事実にどういう価値があるのか、数字を入れて翻訳する。この行為がプレゼンテーションの価値を高める。
・ページ番号の表示を忘れない。時間の調整を図れる。
・概ね1枚の資料につき3分の時間。（著者の場合）
・1つのスライドにつき、話す内容を3つ程度決めておく。

⑩企画書
・企画書は「つかみ」で勝敗が決まる。
・数字の表現は1桁でシンプルに。言いたいことは何かを明確にして絞る。
・クオリティの高いイメージ画像を貼る。
・箇条書きはせいぜい5つまで。


面白かったのが、プレゼンテーション資料と企画書の違いのところで述べられていた、テレビとインターネットに関する考察。
「企画書とプレゼンテーションのスライドでは、見る人との距離も違う」とあったが、これと似ているのがテレビとインターネットの関係だというもの。
テレビをインターネットに接続し、双方向で利用してもらおうと、これまで業界では様々なキャンペーンが実施され、それが可能な製品も発売されてきたが、全く普及していない。
これは「距離」が影響しているのではないかという仮説。
デバイスによって、使用するときの体の姿勢や距離は異なる。
「距離」と言っても物理的な距離とは限らないので、心理的距離と言ってよかろう。
「ながらテレビ」はあっても「ながらインターネット」がないのと同じ理由か。
これが「インターネットは入力作業があるから」という理由だけだとすると、声入力が一般的になってくれば課題は解消される理屈となる。
声入力が一般的となった時に、テレビとインターネットは融合できるのか、はたまた我々の脳が両者（手元にあるネットと離れているテレビ）を違うものとして認識し二つの用途は分かれたままなのか、今後の行方を見守りたい。



「定義付けは大切」ということで「蝶と蛾」のエピソードが述べられていた。
日本では、蝶と蛾は別々の昆虫だと見做している。しかし、蝶と蛾の区別なく、両者を一括して「蝶」としている国がある。フランスだ。
フランスでは蝶も蛾も「パピヨン」と呼ぶ。蝶と蛾に異なった定義がないということは、蝶と蛾の区別がつかないということだ。
日本人は、昼間に活動し、羽根を立てて止まり、幼虫が青虫である昆虫を「蝶」とみなし、それ以外は「蛾」だと考えているが、実は、この2つに生態上のはっきりとした区別がある訳ではない。両者はどちらも同じ「鱗翅目」であり、はっきりと区別が出来ないものなのだ。
これは、フランス、日本どちらが正しいという話しではなく、いったん物事をはっきり定義しておけば、その定義で我々は認識し、行動するようになるということだ。

日本では「雨」についても色々な表現がある。
「小雨」「春雨」「秋雨」「時雨」「氷雨」「五月雨」など。これは明確な定義ではなかったりもするが「言葉」をつくることで細やかな雨の状態を認識しようという日本人の叙情力が表出した一例だろう。
企業でも、違いを認識をさせたければ、新たな言葉をつくって「定義」すべきであるというのは全くその通りだと思う。


一通り読んで、復習的な内容も多かったが、
「数字に対する評価がない資料は資料と言えない。」
というのは大切なリマインドとなった。
また明日からの業務に活かしていきたい。